Prompt-Bibliothek

Findet 8–12 Probleme im Arbeitsalltag und vergibt feste IDs (P1–P12).

Du bist ein erfahrener Prozess- und Effizienzberater. Hilf mir, die echten PROBLEME in meinem Unternehmen zu finden – die konkreten Schmerzpunkte im Arbeitsalltag, an denen KI später ansetzen könnte.

Mein Unternehmen in 2 Sätzen:
[Beschreibe kurz: Was macht ihr, an wen verkauft ihr, wie groß seid ihr?]

Unsere wichtigsten Systeme und Datenquellen (optional):
[z. B. CRM (Salesforce), ERP (SAP), Outlook, Netzlaufwerk, DATEV, Ticketsystem. Nenne nur, was ihr wirklich nutzt – daran orientieren sich später die Lösungsvorschläge. Weißt du es nicht genau, lass das Feld leer.]

Meine bereits bekannten Probleme (optional):
[Liste hier Probleme auf, die dir schon konkret einfallen – je Zeile eines. Wenn du weißt, wie oft und wie lange etwas anfällt, schreib es dazu (z. B. „CRM-Pflege, täglich ca. 30 Min"). Die KI greift die Probleme auf, schärft sie und ergänzt weitere. Lass das Feld leer, wenn dir noch nichts einfällt.]

Finde 8 bis 12 konkrete Probleme, mit denen wir täglich oder wöchentlich kämpfen – berücksichtige dabei auch meine oben genannten Probleme. Echte, spezifische Probleme – keine abstrakten Ziele. Nutze dafür diese 3 Brillen:

1. Wiederkehrende Prozessschritte/Tätigkeiten, die regelmäßig Zeit kosten.
   Beispiel: Eingabe von Kundendaten ins CRM.
2. Abteilungsübergreifende, regelbasierte Prozesse und Tätigkeiten mit vielen Dokumenten oder viel Recherche/Suche.
   Beispiel: Freigabe aller Ausgaben >1.000 € durch Einkauf & Buchhaltung; Vertragsprüfung auf Standardklauseln.
3. Große Mengen unstrukturierter Daten, die bisher nur teilweise oder manuell genutzt werden.
   Beispiel: Historische Kunden-E-Mails.

Denke bei der Suche zusätzlich breit über diese Arten von KI-Potenzial nach – als Suchraum, NICHT als Gliederung deiner Antwort:
Wissen suchen und finden · Informationen zusammenfassen und strukturieren · Texte, Angebote, Berichte, E-Mails erstellen · Dokumente, Daten oder Eingaben prüfen · Vorgänge klassifizieren, weiterleiten oder vorbereiten · Muster in Feedback, Tickets, E-Mails oder Berichten erkennen · Entscheidungen durch Voranalyse vorbereiten.

Nenne aber immer nur das PROBLEM, nie die Fähigkeit – sonst steht die Lösung schon in der Problemzeile.
Falsch: „fehlende automatische Klassifizierung eingehender Tickets".
Richtig: „eingehende Tickets werden von Hand der richtigen Abteilung zugeordnet".

Ausgabe als saubere Liste mit ID – je Problem eine kurze, prägnante Bezeichnung (max. 12 Wörter, z. B. „manueller Aufwand der CRM-Pflege"), keine Lösungen:

P1. [Problem eins]
P2. [Problem zwei — täglich, ca. 30 Min]   ← Zeitangabe nur, wenn ich sie oben selbst genannt habe
P3. ...

WICHTIG:
- Vergib jedem Problem eine ID im Format P1, P2, P3 ... (P1 bis P12). Die ID ist fest – wir verwenden sie in allen späteren Schritten wieder.
- Häufigkeit und Dauer NUR übernehmen, wenn ich sie oben selbst angegeben habe – dann unverändert. Schätze niemals selbst, wie oft oder wie lange etwas anfällt. Ohne meine Angabe bleibt die Zeitangabe einfach weg.
- KEINE Markt-, Personal- oder Führungsthemen (Fachkräftemangel, Preisdruck, Wettbewerb, Motivation). Nur Tätigkeiten, die jemand bei uns im Alltag konkret ausführt.
- Schlage noch KEINE KI-Anwendungsfälle oder Lösungen vor. Nur die Probleme.
- Gesamte Liste max. ~200 Wörter.

Erster Schritt in einem KI-Tool deiner Wahl (ChatGPT, Claude, Gemini …) — am besten alle vier Prompts nacheinander im selben Chat. Hier nur Probleme sammeln, noch keine Lösungen. Die IDs (P1, P2 …) bleiben über alle Schritte erhalten.

Findet bis zu 8 Chancen mit generativer und agentischer KI, nach Bereich sortiert (C1–C8).

Du bist ein·e Innovationsstratege·in mit Fokus auf generative UND agentische KI in der jeweiligen Branche. Denke chancen- und potenzialgetrieben.

Unser Unternehmen kennst du aus Schritt #1 – frag nicht noch einmal danach.

Ergänzend, nur falls dort noch nicht genannt:
[Märkte/Regionen und worin wir besonders stark sind. Leer lassen, wenn es schon in Schritt #1 stand. Nur wenn du in einem neuen Chat arbeitest: hier die Unternehmensbeschreibung aus Schritt #1 einfügen.]

Beantworte für ein Unternehmen wie unseres:

Welche konkreten KI-Use-Cases haben in unserer Branche den größten Hebel – getrennt nach Produktion, Vertrieb, Service und Verwaltung?
Berücksichtige dabei, was echten Wettbewerbsvorteil bringt und was Wettbewerber oder vergleichbare Industrien bereits tun – aber liste das nicht separat auf.

Denke dabei in ZWEI Stufen und schöpfe beide aus:
- Generativ: Die KI erzeugt oder verarbeitet auf Zuruf etwas Einzelnes – einen Text, eine Zusammenfassung, eine Auswertung, eine Einschätzung. Ein Schritt, jedes Mal von einem Menschen angestoßen.
  Beispiel: Aus einer Reklamations-Mail einen Antwortentwurf schreiben.
- Agentisch: Die KI übernimmt einen mehrstufigen Vorgang selbst – wird durch ein Ereignis ausgelöst, holt sich die nötigen Informationen aus mehreren Quellen, entscheidet zwischen Wegen, führt Schritte in unseren Systemen aus und legt das Ergebnis einem Menschen zur Freigabe vor.
  Beispiel: Reagiert selbstständig auf eingehende Reklamationen – ordnet sie dem Auftrag zu, holt Liefer- und Prüfdaten, bewertet die Berechtigung, entwirft die Antwort samt Kulanzvorschlag und legt sie dem Service zur Freigabe vor.

Mindestens 3 der Chancen müssen agentisch sein. Nenne bei agentischen Chancen immer den Auslöser, die Schritte und den Punkt, an dem ein Mensch freigibt – „Agent" allein ist keine Chance.

Ausgabe:
- Gruppiere die Use Cases nach den vier Bereichen (Produktion / Vertrieb / Service / Verwaltung).
- MAXIMAL 2 Chancen pro Bereich – also höchstens 8 insgesamt (C1–C8). Lieber 1 starke als 2 schwache. Nimm nur die mit dem größten Hebel.
- Vergib jeder Chance eine ID im Format C1, C2, C3 ... (die nutzen wir in Schritt #3 weiter).
- Formuliere jede Chance direkt als konkrete KI-Lösungsidee (was die KI tun würde) – sie wird später ohne zugehöriges Problem übernommen.
- Markiere pro Bereich die Top-Chance mit dem größten Hebel mit ⭐.
- Pro Use Case 1–2 Sätze (bei agentischen Chancen bis zu 3, damit Auslöser, Schritte und Freigabe hineinpassen), davon einer mit einem konkreten Beispiel in Klammern: welche Daten, welches System, welcher Auslöser (z. B. „liest eingehende Reklamations-Mails und schlägt anhand der letzten 200 gelösten Fälle eine Antwort samt Kulanzhöhe vor").
- KEINE allgemeine Trend- oder Techniklisten. Jede Chance muss an eine konkrete Arbeitssituation in einem Unternehmen wie unserem anschließen – an eine Tätigkeit, die dort tatsächlich jemand ausführt.
- Du kennst unseren Alltag nicht. Leitest du eine Chance aus der Branche ab, nimm die Annahme in den Satz mit auf („Falls Reklamationen bei euch noch von Hand zugeordnet werden: …") – und werde danach trotzdem genauso konkret. Lieber eine offen benannte Annahme als eine Behauptung, die nicht stimmt.
- Keine allgemeinen Formulierungen wie „KI-gestützte Optimierung von X". Nenne immer, WAS die KI liest und WAS sie erzeugt.
- Keine Einleitung, keine Zusammenfassung, keine weiteren Listen.

Zweiter Schritt im selben Chat: Blick nach vorne — wo bieten generative UND agentische KI den größten Hebel? Mindestens 3 Chancen müssen agentisch sein. Die IDs (C1, C2 …) verwendet Schritt 3 weiter.

Führt Schritt 1 und 2 zu einer kopierbaren Tabelle zusammen, max. 20 Zeilen.

Du hast jetzt zwei Inputs. Bring sie in EINE gemeinsame Tabelle mit drei Spalten: # | Problem | KI-Lösungsidee.

Input A – Unsere Probleme (aus Schritt #1):
[Hier die nummerierte Problemliste aus Schritt #1 einfügen]

Input B – Unsere Chancen (aus Schritt #2):
[Hier die Chancen C1, C2, C3 ... aus Schritt #2 einfügen]

Input C – Unsere Systeme und Datenquellen (optional):
[Dieselben Systeme wie in Schritt #1, z. B. CRM (Salesforce), ERP (SAP), Outlook, Netzlaufwerk. Nutze in den Beispielen unten NUR Systeme aus dieser Liste. Ist sie leer, formuliere die Beispiele systemneutral („aus den eingehenden Anfrage-Mails") und erfinde keine Systemnamen.]

SCHRITT 1 – Zusammenführen (mach das ZUERST, bevor du die Tabelle baust):
Vergleiche jede Chance aus Input B mit jedem Problem aus Input A. Zwei Einträge gehören ZUSAMMEN, wenn sie dieselbe Tätigkeit, denselben Prozessschritt oder dasselbe Dokument betreffen – auch wenn sie unterschiedlich formuliert sind.
→ Dann wird daraus EINE Zeile: Problem aus A, Lösungsidee aus B, ID kombiniert als „P3+C4". Niemals zwei Zeilen für dieselbe Sache.
Vergleiche anschließend auch die Chancen untereinander und führe inhaltlich gleiche zusammen („C2+C5").

SCHRITT 2 – Rest ergänzen:
- Übrige Probleme: Problem eintragen (ID P1, P2 ...) und in „KI-Lösungsidee" eine passende KI-Lösung formulieren.
- Übrige Chancen: Chance in „KI-Lösungsidee" eintragen (ID C1, C2 ...), Spalte „Problem" bleibt LEER.

SCHRITT 3 – Kürzen (nur falls nötig):
Zähle die Zeilen NACH dem Zusammenführen aus Schritt 1. Sind es 20 oder weniger, ist die Tabelle fertig – hier ist nichts mehr zu tun.
Sind es mehr als 20, streiche die überzähligen Zeilen ersatzlos. Nicht weiter zusammenfassen – Zusammenführen war Schritt 1, hier wird nur noch weggelassen.
Streiche zuerst das, was am wenigsten bringt: seltene Einzelfälle, Zeilen ohne erkennbare Zeitersparnis, und Zeilen, für die die nötigen Daten bei uns gar nicht vorliegen.

QUALITÄT DER KI-LÖSUNGSIDEE – der wichtigste Teil:
Jede Lösungsidee hat zwei Teile:
(a) Was die KI konkret tut: Input → Verarbeitung → Output. Nicht nur das Thema. Max. 25 Wörter – bei mehrstufigen, agentischen Lösungen max. 35, dann aber mit Auslöser und Freigabepunkt.
(b) In Klammern ein konkretes Beispiel: welche Datenquelle, welches Dokument, welches System, welcher Auslöser. Wenn du eine gute, spezifische Idee hast – nenne sie. Lieber konkret und angreifbar als allgemein und unbestreitbar richtig.

Schwach: „KI unterstützt bei der Angebotserstellung."
Gut: „Erzeugt aus Anfrage-Mail, Preisliste und den letzten 3 Angeboten an denselben Kunden einen Angebotsentwurf zur Freigabe (z. B. Outlook-Anfrage → Entwurf im CRM, Techniker prüft nur die Positionen)."

VERBOTEN, weil zu flach: „KI-gestützte Automatisierung von X", „Chatbot für X", „KI-Agent für X", „autonomer Agent übernimmt X", „KI unterstützt bei X", „Optimierung durch KI", „Analyse von Daten mit KI", „intelligente Verarbeitung von X".
Klingt eine Zeile so, schreib sie neu: WAS liest die KI, WAS macht sie damit, WAS kommt hinten raus?

Fällt dir für eine Zeile nichts Konkreteres ein als die naheliegende Standardlösung, markiere sie mit ❓ statt sie schönzuschreiben.

Gib das Ergebnis als saubere Markdown-Tabelle aus:

| # | Problem | KI-Lösungsidee |
|---|---------|----------------|
| P1 | manueller Aufwand der CRM-Pflege | [was die KI liest, macht, erzeugt] (z. B. ...) |
| P3+C4 | manuelle Angebotserstellung | [zusammengeführte Zeile aus Problem P3 und Chance C4] |
| C1 |  | [Chance aus #2 als KI-Lösungsidee] (z. B. ...) |

REGELN:
- Jede Zeile ist inhaltlich einzigartig. Fällt dir beim Schreiben auf, dass zwei Zeilen dieselbe Sache meinen, hast du sie in SCHRITT 1 übersehen – führe sie dort nachträglich zusammen, statt beide stehen zu lassen.
- Spalte „Problem": nur echte Probleme als kurze, prägnante Bezeichnung (z. B. „manueller Aufwand der CRM-Pflege") – keine Lösungen.
- Steht bei einem Problem aus Input A eine Zeitangabe (z. B. „täglich, ca. 30 Min"), übernimm sie unverändert mit. Erfinde selbst keine Häufigkeiten oder Dauern und ergänze keine, wo keine steht.
- Chancen-Zeilen ohne zugeordnetes Problem: Spalte „Problem" LEER lassen.
- Gib NUR die Tabelle aus, ohne weiteren Text davor oder danach.

Dritter Schritt: die Ergebnisse aus Schritt 1 und 2 einfügen. Es entsteht eine Tabelle (# | Problem | KI-Lösungsidee) mit höchstens 20 Zeilen.

Entfernt Vertrauliches aus der Tabelle — einreichfertig für die gemeinsame Auswertung.

Nimm die fertige Tabelle aus dem vorherigen Schritt (# | Problem | KI-Lösungsidee) und mach sie einreichfertig für eine gemeinsame Auswertung mit anderen Unternehmen.

PRÜFE ZUERST JEDE ZELLE AUF VERTRAULICHES und entferne oder ersetze es:
- Unternehmensnamen (unserer und fremde) → durch die Branche ersetzen, z. B. „ein Präzisionsmaschinenbauer", „ein Großkunde aus der Automobilbranche".
- Namen von Personen, Teams, Abteilungsleitungen, Kundinnen und Kunden, Lieferanten → streichen oder durch die Rolle ersetzen („die Vertriebsassistenz").
- Konkrete Zahlen, die Rückschlüsse zulassen: Umsätze, Preise, Margen, Stückzahlen, Mitarbeitendenzahlen, Vertragswerte → streichen oder auf eine grobe Größenordnung runden.
- Produktnamen, Projektnamen, interne Codenamen, Standorte, Kundennummern, Vertragsnummern, Dateipfade, Mail-Adressen, Links.
- Alles, was erkennbar geheim, sicherheitsrelevant oder rechtlich heikel ist (laufende Rechtsfälle, Reklamationen mit Namen, Personaldaten).
- Systemnamen wie CRM, ERP, Outlook, SAP dürfen bleiben – die sind nicht vertraulich.

Ändere dabei NICHT den fachlichen Inhalt: Das Problem und die KI-Lösungsidee müssen für Außenstehende weiterhin verständlich und konkret bleiben. Anonymisieren heißt ersetzen, nicht weglassen. Aus „Angebote für die Müller GmbH dauern zu lang" wird „Angebote für Bestandskunden dauern zu lang" – nicht „Angebote dauern zu lang".

Gib danach die bereinigte Tabelle in exakt derselben Struktur wie vorher aus:

| # | Problem | KI-Lösungsidee |

Sonst keinen weiteren Text – keine Einleitung, keine Zusammenfassung, keine Liste der Änderungen.

Letzter Schritt vor dem Einreichen: entfernt alles Vertrauliche aus der Tabelle. Lest das Ergebnis selbst gegen — anonymisieren heißt ersetzen, nicht weglassen. Danach reicht ihr die bereinigte Tabelle mit eurem Workshop-Code ein.